A propos de l’audit éditorial, boileau poursuit ici l’analyse de la production des textes au sein de l’entreprise. Les textes produits dans l’entreprise pourraient être répartis en deux classes. La première regroupe les textes qui relèvent de fonds. La seconde  rassemble les textes qui appartiennent au flux. Le flux désigne les textes journaliers, à savoir les courriers, courriels et communiqués. Leur durée de vie est brève.  Les fonds, quant à eux, rassemblent des textes stables, structurés, à longue durée de vie, même si leur maintenance est nécessaire.

1. La classe des FONDS

Un fonds, en langage économique, c’est, entre autres,  un capital affecté à une utilisation particulière, une ressource patiemment constituée et à sauvegarder à tout prix. C’est dans ce sens que ce terme fonds est utilisé pour désigner une classe particulière de textes produits par l’entreprise.
Dans cette classe, il existe divers types de fonds.

a. le fonds documentaire :

Le fonds documentaire rassemble les textes décrivant ou constituant le savoir-faire de l’entreprise.

Appartiennent au fonds documentaire :

– la documentation technique relative aux produits ou services de l’entreprise ;
– les notes d’analyse ;
– les documents pédagogiques et de présentation : modes d’emploi, syllabi, PowerPoint…
– les études préalables ou les rapports  d’utilisation ;
– …
Ces textes sont destinés, selon les cas, à des lecteurs externes ou internes à l’entreprise.

b. le fonds commercial :

Le fonds commercial rassemble les textes de base supportant l’activité commerciale.

On y trouve :
– les catalogues des produits et services, leur présentation et description ;
– les modèles d’offres et soumission ;
– …

A destination interne, relèvent aussi du fonds commercial :
– les notes concernant la concurrence ;
– les argumentaires de vente ;
– …

c. le fonds identitaire :

Le fonds identitaire désigne l’ensemble des textes produits par l’institution ou l’entreprise et la décrivant, elle et son mode de fonctionnement.
Les destinataires de ces textes sont, selon les cas, externes ou internes à l’entreprise :
– la description de la mission et des valeurs de l’entreprise ;
– le descriptif de fonctions ;
– les analyses SWOT (forces et faiblesses) ;
– le récit de vie de l’entreprise ;
– le bilan annuel dans sa version communiquée aux collaborateurs et dans celle destinée au public ;
– …

d. le fonds juridique :

Le fonds juridique rassemble les textes fixant les engagements ou les règles contractuelles de l’entreprise :
– les contrats liés à la vente des produits et services ;
– les conditions d’utilisation, de maintenance et de responsabilité ;
– les contrats de travail ;
– le règlement d’ordre intérieur ;
– …

Les textes relevant des fonds sont précieux. Ils sont coûteux à réaliser vu le temps et les compétences demandés au rédacteur. Ils assurent la transmission des connaissances et de l’expérience de l’entreprise. C’est son savoir accumulé au cours des ans. La perte d’un de ces fonds (piratage informatique, incendie…) est catastrophique et menace la survie de l’entreprise ou de l’institution.

2. La classe des FLUX

boileau utilise ce terme de flux par allusion à l’idée d’écoulement, de mouvement, d’abondance (un flux de paroles).
Relèvent du flux d’écrits journaliers :

a . le courrier individuel :

Entendons par courrier individuel les courriers, techniques et commerciaux, à destinataire unique.

Entre collaborateurs, relèvent du flux :
– le courrier interne d’assistance mutuelle, de demande d’intervention, de relecture, d’information.

A destination d’un client ou d’un prospect, appartiennent au flux :
– le courrier d’assistance, de traitement des plaintes et réclamations…
– le courrier commercial : réalisation et communication d’une offre par utilisation d’une lettre-type du fonds commercial ;
– …

b. le communiqué :  boileau utilise le terme Communiqué pour désigner les écrits ponctuels, souvent organisationnels, à destinataires multiples. Le communiqué relève du flux plutôt que d’un des fonds.

En interne, ce sont :
– les ordres du jour et rapports de réunions ;
– …

Vers l’extérieur, les communiqués sont :
– les annonces commerciales, promotions…
– les avis divers (fermeture, congé annuels… )
– …

Bien sûr, vous trouverez dans votre entreprise ou institution d’autres exemples.

So what, boileau ?

Mener cette analyse fonds / flux permet de se poser des questions.

Par exemple, pour les textes de la classe des fonds :

– Un des quatre fonds est-il incomplet ? Des textes y sont-ils obsolètes ? Existe-il des doublons ? Qui peut le dire ?
– Les textes de chacun des fonds sont-ils contrôlés, centralisés ?  Qui les valide ? Ces textes sont-ils rédigés ou du moins revus par les  personnes compétentes ?
– Qui s’assure  de leur maintenance et en informe les utilisateurs ?
– Qui veille à la cohérence de tous ces textes ? Existe-t-il une cohérence lexicale ? Les traductions sont-elles à jour ?
– La sauvegarde régulière est-elle organisée ? L’accès aux textes des fonds est-il contrôlé ?
– Ce collaborateur en partance intervenait-il dans un fonds ? Par qui le remplacer ?
– Afin d’éviter les pertes de temps, chaque rédacteur intervenant dans un fonds est-il au courant de l’existant ?
– Où l’effort de formation doit-il être porté ? Dans les fonds ou les flux ?
– …

Bref

La production de textes dans l’entreprise s’organise en fonds et flux. Connaître le contenu et l’état de ces fonds et flux relève de la responsabilité du dirigeant ou d’un cadre supérieur.
Cette connaissance est nécessaire pour maîtriser les coûts de rédaction, ménager l’image de l’entreprise et assurer sa sécurité.

boileau traitera ces points dans de prochains articles.

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photo : © eb 2014