Un courriel, une note et je suppose que mes lecteurs, pressés, voudront en connaître l’essentiel avant de, peut-être, poursuivre leur lecture ? Je structure alors mon texte en  pyramide inversée.

Mais comment expliquer à mon correspondant un incident, une situation quelconques dont je souhaite la résolution. J’ai besoin de son accord ou de son intervention. Quelle est la structure qui m’aidera à le convaincre ?
La réponse par un exemple.

Tout seul, la nuit, dans le bois

Les bureaux de ma société sont isolés, en bordure de forêt. La nuit, en cas d’effraction ou de mouvement dans l’immeuble, l’alarme hulule, se connecte à une centrale et l’alerte. Cette centrale me joint  par téléphone et  je dois alors aller sur place – j’habite à 2  km – voir ce qui se passe. J’en assez de ces réveils répétés. Je voudrais résoudre ce tracas. J’écris donc au conseil de gestion de l’immeuble.

La structure F O R

Une lettre désordonnée montrant mon énervement sera sans effet. Au contraire, j’ai intérêt à structurer avec calme mes propos.  Pour convaincre.  La structure dite F O R  est ici adaptée. Cette structure  FOR consiste à organiser mon message  en 3 parties :

–      les Faits constatés,
–      des Opinions relatives à ces faits,
–      des Recommandations pour remédier aux faits constatés.

Le bébé hurle

Madame, Messieurs,

Vous le savez, un système d’alarme est installé dans nos bureaux. La nuit, le cas échéant, l’alarme se connecte à une centrale et l’alerte. Cette centrale me joint par téléphone : j’habite à proximité. Je viens alors ici évaluer la situation.
Au mois de novembre, je me suis déplacé cinq fois.  Deux fois, la fenêtre de Luc battait, mal fermée. Une autre fois, Judith, venue en pleine nuit pour je ne sais quoi, a oublié, en entrant, de taper son code. Elle qui voulait être discrète… Elle n’a pas pu prévenir la centrale, ignorant son n° de téléphone ; je fus donc alerté.
Mardi passé, je suis encore venu. A l’aube. Je n’ai rien vu. Au matin, Pierre a constaté le bris de la fenêtre de la cave. 
Cette nuit, je fus alerté pour la cinquième fois. Je n’ai pas osé pénétrer dans l’immeuble : j’ai appelé la police. Vingt minutes plus tard, deux policiers faisaient le tour des bureaux, arme au poing. Ils ont déniché un chat terrorisé, sans doute entré par la cave. Les policiers m’ont dit de veiller à ne plus les déranger en vain.

Quand j’ai accepté de me déplacer ici, la nuit, en cas d’alerte, j’ai cru que ce serait exceptionnel. Cinq réveils, c’est excessif.
De plus, hormis la possible tentative d’effraction, quatre alertes relèvent de la négligence.
Vous comprendrez l’exaspération de ma compagne : le téléphone la réveille et notre bébé hurle.  Elle attend mon retour : elle redoute que je ne rencontre un malfrat dans ce lieu isolé.
Vous mesurez, j’en suis sûr, le désagrément à venir ici, seul, au milieu de la nuit, par tout temps. Vous comprendrez avec moi que cette situation doit être résolue. 

Je vous propose diverses mesures :
– réunir l’ensemble des collaborateurs, leur expliquer les faits et rappeler avec clarté les procédures : fermeture des fenêtres en fin de journée… 
– communiquer à chacun le n° de téléphone de la centrale et notre code : en cas de d’alarme intempestive, l’alerte pourra être ainsi annulée ;
– installer 3 ou 4 lampes avec allumage aléatoire pour simuler une présence ;  
– étudier le coût  d’une connexion directe de la centrale avec une société de surveillance.

Je vous remercie de votre attention et, dans l’attente de votre réponse, je reste à votre disposition pour tout renseignement.

 Bref

Dans cette lettre, les salutations de début et de fin encadrent les 3 paragraphes correspondant ici aux 3 parties du message structuré en F O R 

–      Les Faits                                       :  Vous le savez, un système d’alarme est installé dans nos bureaux…
–      Des Opinions                             :   Quand j’ai accepté de me déplacer ici, la nuit, en cas d’alerte, j’ai cru que ce serait exceptionnel…
–      Des Recommandations          :  Je vous propose diverses mesures… 

La structure est efficace : elle respecte la loi du moindre effort. Pour le lecteur, du moins : les faits ayant été exposés avec clarté, des avis donnés, des solutions lui sont alors avancées sur un plateau.

Le quatrième élément 

Cette structure FOR  pourrait être complétée d’un quatrième élément : Implications résultant de la mise en œuvre des recommandations.

Par exemple.

Les 3 premières propositions sont sans frais. Elles limiteront mes interventions. Il reste ceci : que ferais-je la nuit où je surprendrai des voleurs ?
L’appel aux services d’une société de surveillance résout le problème. Mais cela augmentera nos frais généraux et nous devrons donc majorer les tarifs de nos prestations.

Ah oui… Finalement, un concierge a été engagé. Un malabar.

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Photo : Yasuo Kuniyoshi, an american painter, photographer and printmaker.
Peter A. Juley & Son Collection, © Smithsonian American Art Museum J0001794